Den Spruch kennst du vermutlich auch: Viel Arbeiten bedeutet nicht unbedingt produktiv zu sein. Denn allein durch eine ineffiziente Organisation deiner Arbeit verlierst du einen ganzen Arbeitstag pro Woche, wie eine Studie des Büros Kaizen ergab. Das ist verdammt viel oder? Die Konsequenz ist vermutlich, dass du Überstunden machen musst und dich dann darüber ärgerst. Natürlich steckst du ein paar Überstunden hier und da weg. Es ist allerdings wichtig, dass das nicht zur Regel wird, denn sonst kann dies zu Ermüdung, Fehlern oder sogar Krankheiten führen, wie eine Studie der Stanford University aus dem Jahr 2014 herausgefunden hat. Ich habe einige Tipps für dich, wie du effizient arbeiten kannst und das ohne Überstunden schieben zu müssen. Hört sich gut an? Dann los!
Der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität
Zuerst einmal ist es mir sehr wichtig festzuhalten, dass Effizienz nicht das gleiche wie Effektivität ist. Worin liegt der Unterschied? Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu machen, Effizienz bedeutet, dass du die Dinge die du machst, richtig machst. Bei der Effektivität geht es also um das Ergebnis, bei der Effizienz um die Vorgehensweise. Effektiv ist es z. B. wenn du deinen Rasen kürzt. Es ist aber nicht besonders effizient, wenn du eine Schere dafür benutzt. Also lautet die Devise „Work smarter not harder“. Um deine Arbeit effizienter zu gestalten kannst du verschiedene Methoden anwenden.
Lerne, dich selbst zu managen
Ach ja, da ist es wieder, dieses schöne Wörtchen Selbstmanagement. Es besagt, dass du deinen Tag eigenständig strukturieren kannst. Hierfür eignen sich verschiedene Methoden wie z. B. die Eisenhower-Matrix. Wenn du mehr über diese Methode lesen möchtest, klicke hier, dann gelangst du zum zugehörigen Blogbeitrag. Du kannst deine Aufgaben auch in Form einer To-Do-Liste aufschreiben. Achte hierbei darauf, dass du die großen Aufgaben in kleinere herunterbrichst, damit du den zeitlichen Aufwand besser einschätzen kannst und keinen Schritt vergisst. Je konkreter du das tust, desto besser kannst du abschätzen, welche To-Dos du an einem Tag bearbeiten kannst. Außerdem hilft dir ein aufgeräumter Schreibtisch dabei konzentriert zu bleiben.
Fokussiere dich auf eine Sache
Zum effizienten Arbeiten gehört auch, dass du nicht zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her springst. Multitasking ist ein Mythos, der bereits häufig widerlegt wurde. Es kostet dein Gehirn viel Zeit und Energie, wenn du dich neu in Aufgaben hineinarbeiten musst. Die Konsequenz können Überstunden sein, die du vermeiden kannst, wenn du nicht zwischen den Aufgaben switchst. Dazu gehört auch, wenn du zwischendurch immer wieder deine E-Mails checkst. Mein Tipp: Deaktiviere deine E-Mail Benachrichtigungen und schließe dein Postfach, während du an einer Aufgabe arbeitest. Nutze festen Zeiten zum Abrufen deiner E-Mails. Wenn du dich auf eine Aufgabe fokussierst und diese zu Ende führst, wirst du dich außerdem besser fühlen, weil du das Ergebnis deiner Arbeit siehst. Daher bin ich ein klarer Fan vom Monotasking.
Ein weiterer Punkt den du beachten solltest, wenn du effektiv arbeiten möchtest ist, dass du keine Aufgaben mehr aufschiebst. Es werden immer Aufgaben auf deiner Liste stehen, die nicht zu deinen Favoriten gehören, das kann ich dir aus eigener Erfahrung sagen. Es nützt ja aber nichts diese aufzuschieben, denn du wirst nicht auf einmal Spaß an ihnen haben. Daher lautet die Devise: Augen zu und durch. Die Methode „Eat the Frog“ besagt, dass du diese eine, unliebsame Aufgabe gleich am Anfang des Tages erledigst. Danach hast du schon ein Erfolgserlebnis vorzuweisen und kannst motiviert weitermachen, da du die Aufgabe nicht mehr die ganze Zeit im Hinterkopf hast.
Kümmer dich um dein Zeitmanagement
Ein großer Hebel für deine Effizient kann auch dein Zeitmanagement sein. Wenn du dich vorher um dein Selbstmanagement gekümmert hast ist das schon super. Aber es ist wirkungslos, wenn du deine Aufgaben nicht rechtzeitig erledigst und es kurz vor Ablauf der Deadline nochmal richtig stressig wird. Hier kommt mein nächster Tipp: Plane feste Zeiten ein, in denen du an Aufgabe A arbeitest, danach Zeiten für Aufgabe B und später noch für die Aufgaben, die noch auf deiner Liste stehen. Du wirst mit der Zeit immer besser werden den Zeitbedarf für verschiedene Dinge abzuschätzen, wenn du es konsequent übst. Du kannst dich bei der Taktung deiner Zeiten beispielsweise nach den Stundenplänen in Schulen oder Universitäten richten. Dabei arbeitest du 90 Minuten fokussiert und machst dann eine feste Pause. Mir sind diese 90 Minuten am Stück an manchen Tagen zu lang, weshalb ich gerne die Pomodoro-Technik nutze – ja genau Pomodoro, wie die Tomate. Der Name leitet sich von den kleinen Küchenweckern ab, die du aufziehen kannst und die dir den Ablauf der eingestellten Zeit mit einem Klingeln deutlich machen. Genauso simpel ist auch die Pomodoro-Technik. Du notierst dir die Aufgabe an der du arbeiten möchtest und startest einen Timer von 25Minuten. Nach dieser Arbeitsphase machst du 5 Minuten Pause. Das Ganze wiederholst du viermal. Nach diesen vier Durchläufen hast du insgesamt 100 Minuten fokussiert gearbeitet und hast dir eine längere Pause von 30 Minuten verdient. In der Zeit kannst du frische Luft schnappen, etwas essen oder trinken und einfach mal kurz den Kopf frei kriegen, bevor du dich in die nächste Tomatenrunde stürzt.
Führe bessere Meetings durch
Du wirst an deinem Arbeitsplatz wahrscheinlich nicht um Meetings herumkommen. Aber wie oft hast du es schon erlebt, dass ein Meeting, in dem eigentlich schon alles Wichtige besprochen war, doch noch andauerte. Versteh mich nicht falsch, wenn es wichtige Dinge zu besprechen gibt, dann ist die Meetingzeit auch sinnvoll investiert. Wenn die Zeit aber nur abgesessen wird, weil die Anwesenden ja sowieso für diesen Zeitraum zugesagt haben, dann ist das in meinen Augen verschwendete Zeit. Wenn ich in so einer Situation bin, werde ich innerlich auch sehr unruhig. Du kannst dem aber schon bei der Planung deiner Meetings entgegenwirken. Setze bewusst kürzere Zeiten für deine Meetings an, um fokussiert mit deinen Kolleg*innen zu arbeiten. Ihr werdet trotzdem alle wichtigen Themen besprechen können. Achte aber darauf, dass du realistisch bleibst. Wenn vorher ein Zeitlimit für 2 Stunden für ein Projekt angesetzt war, wäre eine neue Zeitplanung von 20 Minuten vermutlich zu knapp.
Oder wie wäre es zur Abwechslung mal, das Meeting im Stehen durchzuführen? Eine Studie der Universität Missouri von 1999 hat gezeigt, dass Gruppen, die im Stehen arbeiten, weniger Zeit benötigen um eine Lösung zu finden. Dieses Vorgehen erscheint erst einmal sehr unbequem, ist aber einen Versuch wert. Wenn dir das für den Anfang merkwürdig vorkommt, kannst du deinen Kolleg*innen auch ein Walking Meeting vorschlagen, also ein Meeting, bei dem ihr eine Runde spazieren geht. Der Austausch begrenzt sich auf die Zeit des Spaziergangs und ihr tut außerdem noch etwas für eure Gesundheit.
Achte auf konsequente Pausen
Du hast viel zu tun und willst pünktlich in den Feierabend, weil du noch einen Termin hast. Wie oft hast du dir da schon gesagt „Ach ich esse mein Brot einfach nebenbei am Rechner.“. Für deine Effizienz gibt es kaum etwas Schlimmeres. Während der Pause kannst du auch mal abschalten und regenerierst dich von den Aufgaben des Vormittags. Das kannst du dir wie bei einem Auto vorstellen, dass mit Vollgas auf der Autobahn fährt. Nach einer gewissen Zeit ist der Sprit leer und du musst tanken. Du musst also irgendwann tanken. Genau so schadest du deiner Gesundheit mit fehlenden Pausen. Tu dir und deinem Arbeitgeber daher den Gefallen: Mach eine vernünftige Pause und geh dabei auch von deinem Schreibtisch weg. Danach kannst du wieder Vollgas geben. Es hilft, wenn du deine Pause zu festen Zeiten machst oder ein kleines Ritual wie z. B. einen kleinen Spaziergang einbaust. Denn irgendwann werden diese Dinge zu Routinen und sind dir in Fleisch und Blut übergegangen. So sorgst du dauerhaft für ein hohes Energielevel.
Finde deinen Flow
Wenn du richtig effizient arbeiten möchtest, solltest du versuchen den sogenannten Flow-Zustand zu erreichen. Flow beschreibt einen Zustand, in dem du sehr gut vorankommst, weil du mit deinen Aufgaben weder über- noch unterfordert bist. Hier stimmt also das Verhältnis zwischen deiner Kompetenzen und der Herausforderung der Tätigkeit. Such dir am besten die Aufgaben heraus, auf die diese Balance zutrifft und bearbeite sie nacheinander. Wenn ich im Flow bin, vergesse ich vollkommen die Zeit, weil mir vieles leicht von der Hand geht, ich meine Ergebnisse sehe und mich dies motiviert weiterzumachen. Beachte dabei die Tipps zum fokussierten Arbeiten, damit dich nichts in deinem Flow stört.
Abends schon an den nächsten Morgen denken
Nachdem du die Aufgaben des Tages erfolgreich gemeistert hast, gibt es noch eine wichtige Sache zu erledigen, bevor du dich in den Feierabend aufmachst. Plane schon jetzt die Aufgaben des kommenden Tages. Dann kannst du am nächsten Morgen direkt anfangen und suchst dir nicht erst alle Aufgaben zusammen. Außerdem fällt es dir am Abend leichter aufzulisten, welche weiteren Aufgaben aus den Projekten, die du an diesem Tag bearbeitet hast, entstanden sind und direkt weiterverfolgt werden müssen. Ein zusätzlicher Vorteil, wenn du deine To -Do -Liste schon am Abend vorbereitest, ist, dass du den Kopf frei hast, weil du schon alles wichtige schriftlich festgehalten hast. Du kannst also abschalten und deinen Feierabend genießen.
Schaff deinen Perfektionismus ab
Perfektionismus ist schon lange nicht mehr positiv behaftet. In Bewerbungsgesprächen wird er oft als Schwäche genannt, eigentlich möchte man doch aber damit sagen „Ich höre nicht auf zu arbeiten, bis wirklich jeder Buchstabe und jede Zahl dort ist wo sie hingehört. Das ist doch herausragend.“ Nun ist es aber leider so, dass dein Perfektionismus dich Zeit und damit deine*n Arbeitgeber*in Geld kostet. Das Pareto-Prinzip besagt, dass du meistens 80% des Ergebnisses in 20% der Zeit schaffst. Klingt erst mal gut oder? Ok, dann formuliere ich es anders. Für die restlichen 20% benötigst du 80% der Zeit. Hupps, sieht schon gar nicht mehr so gut aus oder? Du verschwendest also ein Vielfaches deiner Zeit für die Kür, anstatt für das Wesentliche. Das kann z. B. die Ausgestaltung einer Präsentation sein, die du im Team hältst. 80% deines Ergebnisses hast du in Form von wichtigen Informationen schon in die Präsentation gebracht und das in einem Bruchteil der Zeit, die du hierfür eingeplant hast. Die restliche Zeit verbringst du jetzt damit die Folien „aufzuhübschen“. Das ist zwar nett, aber nicht unbedingt effizient. Schiebe deinen Perfektionismus daher ab und an zur Seite. Meistens steht er dir nämlich bloß im Weg.
Schlaf dich aus
Wer abends spät ins Bett geht und morgens wieder früh raus muss kann mit großer Wahrscheinlichkeit nicht effizient sein. Ausreichender Schlaf ist sehr wichtig für deine Effizienz, da dein Körper hierbei Kraft sammelt und die Akkus wieder auflädt. Versuch daher herauszufinden, nach wie vielen Stunden Schlaf du wirklich erholt bist und richte deine Schlafenszeit hiernach. Es kann natürlich immer mal Ausnahmen von dieser Regel geben, du wirst es dir allerdings selbst danken, wenn du dich daran hältst, weil du dich frischer und ausgeruhter fühlen wirst.
Hierbei hilft es auch, wenn du identifizierst, ob du vom Arbeitstypus eine Lerche oder eine Eule bist. Lerchen sind, wie die Vögel, morgens bereits produktiv, Eulen hingegen werden in den Abendstunden munter und können dann besonders gut arbeiten. Wenn du noch nicht die richtigen Arbeitszeiten für deinen Biorhythmus hast, kannst du mit deinen Kolleg*innen oder deine*m Chef*in darüber sprechen. Vielleicht kannst du zwei Stunden später anfangen als die Anderen und hängst diese dann hinten dran. Du kannst ihnen den Vorschlag machen das neue Vorgehen für 2 Wochen oder einen Monat auszuprobieren. Wenn deine Ergebnisse für sich sprechen, hat sicher niemand etwas gegen deine veränderten Arbeitszeiten, weil ja alle von dem Ergebnis profitieren.
Hast du ein paar neue Tipps mitnehmen können, um deine tägliche Arbeit effizienter gestalten zu können? Welche Tipps nutzt du bereits? Teile sie gerne in den Kommentaren oder auf Instagram mit mir.
