Schon wieder hast du eine Deadline verpasst. Die Kollegen sind genervt, die Kunden sauer und du selbst verstehst die Welt nicht mehr. Es war ja nun nicht so, als hättest du den ganzen Tag Däumchen gedreht. Im Gegenteil, du hast gemacht und getan und trotzdem hast du nicht alle Aufgaben erledigen können. Hier kommen wir schon zum Knackpunkt – du hast Aufgaben erledigt, aber waren es auch die richtigen? Jetzt denkst du dir sicher, dass du ja jede Aufgabe erledigen musst, die du bekommst. Jein. Zumindest nicht sofort. Damit du dir darüber bewusst werden kannst, welche Aufgaben du wann bearbeitest, gibt es ein schönes Tool: Die Eisenhower-Matrix. Diese ist nach dem ehemaligen US-Präsidenten benannt und ist eine beliebte Methode für ein gutes Zeitmanagement.
Der Unterschied zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit
Präsident Eisenhower soll bei einer Rede gesagt haben „ I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“ Wie dieses Zitat schon vermuten lässt, geht es bei der Nutzung der Eisenhower Matrix hauptsächlich darum, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu unterscheiden. Kurz gesagt hilft dir diese Methode die richtigen Prioritäten zu setzen. Im ersten Step machst du dir bewusst, an welchen Projekten du gerade arbeitest. Schreib dir hierzu am besten alle Aufgaben auf, egal wie groß oder klein sie sind. Das muss nicht schön aussehen oder eine bestimmte Form haben. Die Auflistung ist erst mal nur die Grundlage für deine Matrix. Wenn du magst, kannst du hierfür z. B. eine To-Do-Liste nutzen. Im nächsten Schritt bewertest du die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Eine Aufgabe ist wichtig, wenn sie langfristig eine hohe Bedeutung für deine*n Arbeitgeber*in oder deine*n Auftraggeber*in hat, also auf ein konkretes Ziel oder bestimmte Werte einzahlt. Oft gehen solche Aufgaben aber im Alltagsgeschehen unter, weil sie (noch) nicht dringend sind. Dringend ist eine Aufgabe, wenn sie zu einem fixen Termin in naher Zukunft erledigt sein muss und ansonsten ihren Sinn verliert. Beispielsweise müssen kurzfristig Probleme gelöst oder Anforderungen erfüllt werden, wir reagieren also nur. Oft sind dringende Aufgaben von großem Zeitdruck geprägt, weshalb nicht immer die richtige Entscheidung getroffen wird.
Wie wichtig ist die Erledigung der Aufgabe und was passiert, wenn du sie nicht bearbeitest?
Für die Einordnung in die Eisenhower-Matrix ist es nun wichtig, dass du dir zwei Fragen beantwortest: „Wie wichtig ist die Erledigung dieser Aufgabe für das Unternehmen?“ und „Was passiert, wenn die Aufgabe erst zu einem späteren Zeitpunkt erledigt wird?“. Als nächstes zeichnest du dir vier Quadranten auf: Quadrant A (oben links) „Wichtig und dringend“, Quadrant B (oben rechts) „Wichtig aber nicht dringend“, Quadrant C (unten links) „Nicht wichtig aber dringend“ und Quadrant D (unten rechts) „Nicht wichtig und nicht dringend“. Je nachdem, wie du die beiden vorherigen Fragen für die einzelnen Aufgaben beantwortet hast, kannst du nun die Aufgaben in die vier Quadranten einordnen.
Ich habe den Aufgabentypen andere Namen gegeben, damit du dich besser orientieren kannst, welche Aufgabe in welchen Quadranten gehört. Aber was machst du jetzt mit den Aufgaben in den jeweiligen Quadranten? Dazu kommen wir jetzt.
Feuerwehr-Aufgaben: Wichtig und dringend
Diese Aufgabe muss sofort erledigt werden, denn sie hat oberste Priorität, da du bei Nicht-Erledigung mit (negativen) Konsequenzen rechnen musst. Du musst sozusagen ein Feuer löschen. Deswegen nennt man Quadranten A auch den Quadranten der Notwendigkeit. Wenn du gleich morgens mit deiner Eisenhower-Matrix in den Tag startest, solltest du diese Aufgaben direkt in der früh bearbeiten,. Der Grund dafür ist, dass deine Leistungskurve dort normalerweise am höchsten ist, je nachdem, was für ein Lerntyp du bist. Es hat einen großen Vorteil, wenn du diese Aufgaben direkt erledigst: Du hast weniger Druck, da du wichtige und zugleich dringende Aufgaben abhaken kannst und bist motiviert, da du schon Erfolgserlebnisse zu Anfang des Tages verbuchen konntest. Super Gefühl, oder? Jetzt kann es direkt weiter gehen.
Noch ein kleiner Tipp: Bewerte bitte immer selbst, ob eine Aufgabe dringend und wichtig ist. Denn jede Aufgabe, die von anderen an dich herangetragen wird, ist für die Person sowohl das eine als auch das andere. Wenn du dir die Priorität vorgeben lässt, ist dieser Quadrant schnell überfüllt und du hast dein Problem nicht gelöst. Die Abwägung liegt also allein in deinem Ermessen, das kann dir die Matrix nicht abnehmen.
Vorsorge-Aufgaben: Wichtig, aber nicht dringend
Unser Alltag besteht oft aus Stress und ständigem Krisenmanagement. Wir reagieren statt zu agieren. Aber warum ist das so? Wir switchen ausschließlich zwischen den Quadranten A und C. Aber das kannst du ändern. Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, bekommen Priorität 2. Sie sind langfristig wichtig, müssen aber noch nicht sofort erledigt werden. Um diese wichtigen Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren rate ich dir, dir regelmäßig Zeit für die Bewältigung dieser Aufgaben zu nehmen, damit sie nicht erst wichtig und dringend werden, sondern du sie schon im Vorfeld entspannt abarbeiten kannst. Dieser Bereich wird auch Quadrant der Qualität genannt, da seine Bearbeitung dazu führen kann, dass in Zukunft weniger Aufgaben zu A-Aufgaben werden. Das Wichtige, was uns die Eisenhower-Matrix bei dieser Art von Aufgaben aufzeigt ist also, dass wir unseren Fokus von der Dringlichkeit auf die Wichtigkeit lenken sollten.
Quengel-Aufgaben: Nicht wichtig, aber dringend
Diese Aufgabe ist zwar zeitnah zu bearbeiten, kann aber ohne Probleme delegiert werden, wie z. B. das Arbeitszeugnis für ein*e Praktikant*in oder die Buchung von Zugtickets. Vielleicht kann sie auch durch Programme automatisiert werden, wenn du sie nicht delegieren kannst. Auf deiner Prioritätenliste landet der Quadrant der Täuschung auf Platz 3. Er wird so genannt, da wir Aufgaben die dringend sind auch oft unterstellen, dass sie deswegen auch gleich wichtig sind. Das kannst du dir so vorstellen: Wenn Eltern mit ihrem Kind im Supermarkt sind, das Kind an der Kasse unbedingt noch etwas Süßes haben möchte und deswegen anfängt zu betteln. Es ist für die Eltern wahrscheinlich absolut unwichtig, dass noch eine weitere Sache im Einkaufswagen landet, aber dringend notwendig, dass das Kind aufhört zu quengeln.
Hier musst du dir in Erinnerung rufen, dass du dich nicht im Quadranten A befindest. Wenn du die Aufgaben nicht automatisieren oder delegieren kannst, solltest du dir nach den Aufgaben der Quadranten A und B Zeit für deren Erledigung in deinem Kalender blocken.
Reklame-Aufgaben: Weder dringend noch wichtig
Hier kannst du dir noch einmal die Frage stellen: „Was passiert, wenn ich diese Aufgabe nicht erledige?“ Wenn deine Antwort „Nichts.“ lautet, habe ich eine positive Nachricht für dich: Diese Aufgaben musst du nicht erledigen. Denk z. B. an unseriöse Anfragen oder Angebote, die du jeden Tag per E-Mail bekommst. In den meisten Fällen lohnt es sich nicht, dass du deine Zeit mit ihnen verschwendest. Diese Aufgaben tummeln sich nämlich im Quadranten der Verschwendung. Sie rauben dir nur Energie und bringen dich und dein Unternehmen nicht weiter. Falls aus Versehen mal eine wichtige Aufgabe im Papierkorb landen sollte, wird dich jemand daran erinnern. Wenn du dich schwer damit tust, Dinge wegzuschmeißen oder zu löschen, kannst du sie natürlich auch ablegen. Irgendwann musst du dann aber auch mal deine Ablage ausmisten, egal ob digital oder analog.
Zusammenfassung: So gehst du bei der Eisenhower-Methode vor
- Erstelle eine Übersicht mit vier Quadranten und beschrifte sie
- Ordne deine Aufgaben den entsprechenden Quadranten zu
- Erledige A-Aufgaben
- Plane Zeitfenster für die Erledigung von B-Aufgaben ein
- Delegiere C-Aufgaben (Wenn dies nicht möglich ist: Blocke dir Zeit hierfür)
- Streiche die D-Aufgaben
Danach kannst du gewichten, wie viel Zeit du momentan mit den verschiedenen Aufgabenbereichen verbringst. Als nächstes kannst du dir überlegen, was du verändern kannst, damit du mehr Zeit für A-und B-Aufgaben zu Verfügung hast und wer dir dabei helfen kann. Denn du musst nicht immer alles alleine schaffen. Manchmal hilft es auch schon, wenn du um Hilfe bittest.
Was hältst du von dieser Methode? Womit priorisierst du deine Aufgaben? Teile deine Methode gerne in den Kommentaren oder auf Instagram mit mir.
