Du klappst den Laptop zu, es ist Feierabend. Du hattest dir so viel vorgenommen, aber nur einen Bruchteil davon geschafft. Passiert dir das regelmäßig? Ein Grund, warum du die Arbeit, die du dir vorgenommen hast, nicht schaffst, sind Zeitfresser. Diese werfen dein Zeitmanagement regelmäßig über den Haufen. Da während deines Arbeitstages immer mal wieder etwas dazwischen kommt, ist es besonders wichtig, zusätzliche Zeitfresser zu identifizieren und zu vermeiden, damit du deine Arbeit effizient erledigen kannst. Denn sind wir ehrlich – es ist absolut demotivierend, wenn die To-Do Liste immer länger statt kürzer wird. In diesem Artikel stelle ich dir die häufigsten Zeitfresser vor und verrate dir, wie du sie in Zukunft beherrschst.
Zeitfresser Nr. 1: Arbeitswege:
Der Weg ins Büro, die Fahrt zu deinen Kund*innen oder auch der Weg nach Hause nehmen Zeit in Anspruch. Diese wird bei der Planung des eigenen Arbeitstages oft vergessen. Zusätzlich musst du dich nach einem Ortswechsel erst auf deine neue Aufgabe einstellen, was dich ebenfalls Zeit kostet. Plane daher Fahrtzeiten und Pufferzeiten in deinen Arbeitstag ein, um dich nicht unnötig hetzen zu müssen.
Zeitfresser Nr. 2: Störungen gleich welcher Art
„Kannst du mir das bitte nochmal kurz erklären?“, „Macht es dir was aus, wenn…?“ oder „Komm bitte mal kurz mit“ – hörst du diese Sätze öfter? Im Büroalltag ist es ganz normal, dass deine Chef*innen oder Kolleg*innen etwas von dir wollen. Allerdings benötigst du nach jeder Unterbrechung im Schnitt 20 Minuten, um wieder in deinen Flow zu kommen, also in den Zustand, in dem dir die Arbeit leicht von der Hand geht und du höchst konzentriert bist. Sicherlich kann eine Störung manchmal wichtig sein, aber sicher kennst du auch Kolleg*innen, die es sich einfach machen und ihre Arbeit auf dich abwälzen wollen. Oder die einfach ein bisschen mit dir Plaudern wollen. Versteh mich nicht falsch, es ist wichtig für das Gemeinschaftsgefühl, dass du dich mit deinen Kolleg*innen auch über andere Dinge als die tägliche Arbeit austauschst. Aber dies könnt ihr zum Beispiel auch in abgesprochenen Pausenzeiten machen, in denen ihr zusammen einen Kaffee trinkt und den Kopf frei bekommst. Vielleicht kannst du dir sogar feste Zeiten für konzentriertes Arbeiten in deinem Kalender blocken. So kannst du fokussiert an deinen Aufgaben arbeiten und dich auf den netten Kontakt danach freuen. Ebenfalls solltest du feste Zeiten für das Checken deines Handys festlegen. Was mit einer Nachricht auf WhatsApp und den privaten E-Mails beginnt, kann schnell beim endlosen Scrollen durch Social Media enden. Leg dein Handy am besten mit dem Display nach unten an einen Ort, an dem du es nicht sofort erreichst, zum Beispiel am anderen Ende des Zimmers. So erhöhst du den Aufwand und ein kurzfristiges zum Handy greifen ist nicht möglich.
Zeitfresser Nr. 3: Perfektionismus
Hier noch etwas an der Rede verändern, da noch eine Grafik aufhübschen und dort noch die Auswertung kontrollieren. Es lebe der Perfektionismus. Wenn dich diese „Immer mehr und immer nochmal“-Phase mal wieder packt, stell dir die Frage: „Wird es dadurch wirklich deutlich besser?“. Die 80-20-Regel besagt, dass du 80 % deiner Aufgabe in 20 % der Zeit schaffst. Für die restlichen 20 % benötigst du dann 80 % der Zeit. Klingt ganz schön übertrieben, oder? Lass die Aufgabe, nachdem du sie zu 80 % erledigt hast, also erstmal liegen und frag dich ganz realistisch: Wie viel besser wird die Aufgabe, wenn du das vierfache deines vorherigen Zeitaufwandes hineinsteckst?
Zeitfresser Nr. 4: Multitasking
Es ist ein Mythos, der sich hartnäckig hält: Das Multitasking. Verschiedene Aufgaben parallel zu bearbeiten klingt extrem effizient und zeitsparend, ist allerdings das genaue Gegenteil. Das ständige Hin- und Herspringen zwischen den Aufgaben lässt dich den Fokus verlieren und gibt dir dadurch ein sehr unbefriedigendes Gefühl. Mein Tipp: Erledige eine Aufgabe nach der anderen. Du kannst dir auch feste Zeitfenster für bestimmte Aufgaben zuweisen. Wenn die Zeit erreicht ist, machst du mit der nächsten Aufgabe weiter und kannst später zu der ersten zurückkehren. Probiere es aus und schau was für dich am besten funktioniert.
Übrigens: Lediglich 2 % der Menschheit sind wirklich in der Lage zu multitasken.
Zeitfresser Nr. 5: Fehlende Priorisierung
Hand aufs Herz – ist jede Aufgabe, die du in deinem Job erledigst, wichtig? Damit der Aufgabenberg nicht immer länger wird, versuchst du sicherlich, die Aufgaben möglichst schnell abzuarbeiten. Dabei kannst du schnell mal aus den Augen verlieren, ob diese Aufgabe nun wirklich erledigt werden muss, ob sie jetzt erledigt werden muss und ob sie von dir erledigt werden muss. Nimm dir die Zeit deine To Dos zu reflektieren und anschließend nach Wichtigkeit zu priorisieren. Das kannst du zum Beispiel mithilfe der Eisenhower Matrix machen. Ansonsten kann es passieren, dass die wirklich wichtigen Termine und To Dos vor lauter unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben hinten runterfallen.
Zeitfresser Nr. 6: Prokrastination
Ja, ich kenne das auch. Da sind diese lästigen Aufgaben, die keinen Spaß machen. Die man regelrecht vor sich her schiebt und alles dafür tut, um sie nicht heute erledigen zu müssen. Nützt dir das etwas? Nein. Du musst dieses To Do trotzdem irgendwann erledigen. Aber wenn du prokrastinierst, kann es sein, dass du diese Aufgabe dann unter Zeitdruck erledigen musst, weil du zu spät mit ihr begonnen hast. Das kann sich wiederum negativ auf ihre Qualität auswirken. Da hilft nur eines. Nein, nein, nicht Augen zu und durch. Planer auf und die Aufgabe fest einplanen. Wenn du einen verbindlichen Termin mit dir selbst ausmachst, sinkt das Risiko, dass du die Aufgabe weiter vor dir herschiebst. Und ganz wichtig: Belohne dich, wenn du sie erledigt hast. Das kann die Kaffeepause mit deinen Kolleg*innen, ein Eis in der Mittagspause oder eine zusätzliche Runde Sport am Abend sein. Mach dir deine Erfolge bewusst und fühle in dich hinein, wie toll es sich anfühlt, wenn du die Dinge, die du dir vorgenommen hast, endlich geschafft hast. Das wird dich in der Zukunft dabei unterstützen, deine To-Dos nicht mehr vor dir herzuschieben.
Zeitfresser Nr. 7: Fehlerhafte Kommunikation:
Meetings können per se schon echte Zeitfresser sein, wenn sie nicht gut moderiert werden und somit unstrukturiert sind. Vielleicht fragst du dich manchmal sogar, was du in diesem Termin sollst und dass du deine Zeit viel sinnvoller verbringen könntest. Wenn du mal wieder eine solche Einladung in deinem Mailpostfach findest und dir der Sinn deiner Teilnahme nicht klar sein sollte, versuche folgendes: Frag bei dem/ der Versender*in des Termines nach und lass dir weitere Informationen geben. Diese helfen dir dabei, dich gut auf den Termin vorzubereiten, was sich positiv auf die Struktur und zeitliche Einteilung des Meetings auswirken kann. Weitere Zeitfresser können unübersichtliche Emailschleifen sein. In einem kurzen Telefonat lassen sich viele Fragen viel schneller beantworten als in einer Mail. Achte aber darauf, währenddessen nicht zu sehr abzuschweifen. Denn Telefonate, bei denen es nicht um den Kern deiner Aufgabe geht, stehlen dir ebenso Zeit. Fehlerhafte Kommunikation kann sich auch in einem schlechten oder widersprüchlichen Briefing äußern. Wenn du dir nicht sicher bist, was deine Chef*innen oder Kund*innen von dir erwarten, frag nach. Nichts ist frustrierender als auf Basis von unzureichenden Informationen eine Aufgabe zu erledigen, die du hinterher nachbessern musst, weil deine Auftraggeber*innen nicht zufrieden sind.
Wenn du deine Zeitfresser kennst, kannst du sie bekämpfen
Niemand ist immer zu 100% produktiv. Wer etwas anderes behauptet, lügt. Und es ist völlig in Ordnung, nicht immer voll durchzupowern. Wenn du aber deine Zeitfresser identifizierst, kannst du ihnen entgegenwirken und dich besser auf deine Aufgaben konzentrieren. Mit geschärftem Fokus wirst du mehr schaffen und am Ende des Tages zufrieden dein Büro verlassen.
Welche Zeitfresser hast du in deinem Arbeitsalltag identifiziert? Teile sie gerne in den Kommentaren oder auf Instagram mit mir.
