Trello könnte vom Namen her eine skandinavische Boyband sein. Dann würde ich allerdings nicht so dafür schwärmen. Es ist ein digitales Kanban Board das dir dabei hilft deine Aufgaben sinnvoll zu strukturieren. Du kennst das Problem vermutlich: Die Liste deiner Aufgaben wird länger und länger, du gerätst immer wieder unter Zeitdruck und am Ende des Tages denkst du dir „Wenn das die Lösung ist hätte ich gerne mein Problem zurück“. Ich kann dich beruhigen, ich kenne dieses Gefühl. Ich wusste nicht wo ich anfangen und wo ich aufhören sollte. Am Anfang des Tages habe ich mir viel vorgenommen und war hochmotiviert. Am Ende des Tages habe ich auf eine ebenso lange Liste zurückgeblickt, obwohl ich den ganzen Tag fleißig wie ein Bienchen war. So konnte es nicht weitergehen. Selbst ist die Frau – ich brauchte eine Lösung, ich fand eine Lösung.
Mit digitalen Kärtchen zum Erfolg
Das digitale Personal Kanban hat mir dabei geholfen einige Probleme bei meiner Organisation zu lösen. Wie bei einem normalen Kanban Board (wenn du mehr darüber wissen willst, klick hier) ist dieses Tool, simpel gesagt, nichts anderes als eine Pinnwand, an der du deine Aufgaben befestigst. Naja ok, ganz so glanzlos ist es dann doch nicht. Du kannst dir dort, wie in der analogen Variante, Listen erstellen, wobei jede Liste einen Schritt im Produktionsablauf deiner Arbeit darstellt. Das können z. B. die Listen „To Do“, „Work in Progress“ und „Done“ sein.
Innerhalb der Listen kannst du kleine Karten anlegen, das digitale Gegenstück zu deinen Post Its. Demnach steht jede Karte für eine Aufgabe. Mit einem Blick auf dein Trello Board kannst du also den aktuellen Stand all deiner laufenden Projekte sehen, vorausgesetzt natürlich, dass du alle Aufgaben eingepflegt und die Kärtchen per Drag and Drop in die entsprechenden Spalten verschoben hast. Aufgaben die besonders komplex oder zeitintensiv sind, zerteilst du in kleinere Aufgaben. Es bringt dir ja schließlich nichts, wenn du die großen Aufgaben von Tag zu Tag weiter schleppst und keinen Fortschritt siehst. Dann hättest du dir die Mühe, ein Board anzulegen auch sparen können. Der Sinn hinter jedem Personal Kanban ist, dass du deine Aufgaben in arbeitsgerechte Stücke zerkleinerst und ein besseres Gefühl für dein Zeitmanagement bekommst. Hierfür eignet sich Trello besonders gut, weil es ohne großen Aufwand verändert werden kann und digital erreichbar ist.
Mehr schaffen durch besseres Zeitmanagement
Du wirst irgendwann an den Punkt kommen, wenn du dort nicht schon bist, an dem du dich fragst „Warum schaffe ich meine Aufgaben nicht?“ Mir ging es so. Ich habe mich immer schon gerne mit Zeitmanagement beschäftigt und kannte an diesem Punkt auch schon einige Methoden hierzu. Aber ich habe es mir selbst unnötig schwer gemacht, indem ich immer nur die Riesenaufgaben aufgeschrieben habe. Ich habe mich wie ein Bergsteiger gefühlt, der versucht einen unglaublich hohen Berg zu erklimmen und am Ende seines Wandertages nur ein paar Meter zurückgelegt hat.
Als ich verstanden hatte, dass sich jede Aufgabe, egal wie groß sie ist, aus vielen einzelnen Schritten zusammen setzt, die ich ja sowieso schon jeden Tag erledigte, wurde mir klar, dass ich diese Schritte einfach nur nicht wahrnahm. Das war es, was mich frustrierte. Seitdem läuft es bei mir anders. Jede kleine Aufgabe landet auf dem Board. Am Ende des Tages bin ich dann zufrieden, wenn ich alle Teilaufgaben abgearbeitet habe. Falls ich schneller sein sollte, kann ich mir noch weitere Aufgaben hinzu nehmen. Wenn ich mal nicht alle Aufgaben schaffe, habe ich aber die Erkenntnis gewonnen, dass ich mir für diesen Tag zu viel vorgenommen habe und kann das in meinem Zeitmanagement berücksichtigen. Du siehst, du gewinnst also immer. Seit dieser Erkenntnis nutze ich Trello sowohl für die Organisation meiner täglichen Aufgaben als auch für Projekte an denen ich gemeinsam mit meinen Kolleg*innen arbeite.
Trello hilft dir bei deinem Projektmanagement
Trello ist schon länger ein sehr gerne genutztes Projektmanagementtool mit mittlerweile über 25 Millionen Nutzer*innen. Das Management von Projekten klingt erst mal sehr professionell und wichtig. Den Punkt „Wichtig“ kann ich bestätigen, professionell hingegen in vielen Fällen nicht. Ich habe schon einige Male in Projekten mitgearbeitet in denen sich der/die Projektleiter*in verzettelt hat, Aufgabenverteilungen nicht klar waren und man durch das ständige Nachfragen nach dem aktuellen Stand von Aufgaben das Gefühl bekam, die Aufgabe würde einem nicht zugetraut werden. Bei vielen dieser Themen kann ein digitales Kanban helfen. Trello eignet sich ideal dazu, um als Team an einem Projekt zu arbeiten. Das Motto der Plattform lautet „Organisiere alles, zusammen“ und das ist die große Stärke beim Projektmanagement. Trello schafft eine völlig neue Form der Zusammenarbeit. Du kannst zu jedem Zeitpunkt sehen, woran gearbeitet wird und wer für welchen Arbeitsschritt zuständig ist. Aber nicht nur das.
Die Macht der Karten
Das mächtigste an Trello sind die Karten, die du mit zusätzlichen Optionen ausstatten kannst. Eine Möglichkeit ist, dass du in der Karte eine Checkliste anlegst. Der Vorteil hierbei kann sein, dass du, wenn eine Teilaufgabe noch zusätzliche kleine Aufgaben beinhaltet, diese nicht alle einzeln auf deinem Trello Board ausweisen musst. Das kann nämlich je nach Komplexität deines Projektes schnell unübersichtlich werden. Wenn du eine Aufgabe deiner Checkliste bearbeitet hast, kannst du sie einfach abhaken. Der Fortschritt der Aufgabe wird dir dann in Prozent angezeigt.
Außerdem kannst du einer Karte ein Label zuweisen. Ein Label ist eine Farbe, der du zusätzlich eine Bezeichnung hinzufügen kannst. In meinem Team haben wir das z.B. in „Verkaufsförderung“, „Produktentwicklung“ und „Internes Marketing“ unterteilt, um nur drei der Labels zu benennen. Du kannst mit einem Label aber auch eine Priorität ausdrücken, die du im Vorfeld z. B. mit Hilfe der Eisenhower Matrix identifiziert hast. Zu dieser Methode wird es hier auch bald einen eigenen Artikel geben. Ein rotes Label kann z. B. Hohe Priorität und ein grünes niedrige Priorität bedeuten. Das kann dir bei der Einordnung der Karten in deiner täglichen Arbeit helfen. Eine weitere Möglichkeit die Trello bietet ist, dass du einzelnen Mitgliedern bestimmten Karten zuweisen kannst. Das geht sowohl mit der Karte an sich, indem du auf „Mitglieder“ klickst und wenn du eine Aufgabe deiner Checkliste einem Teammitglied zuweisen möchtest, vertaggst du deine Kolleg*innen einfach mit @ und dem jeweiligen Namen. Das Vertaggen von Personen ist immer dann sinnvoll, wenn diese zum Erreichen eines Teilziels etwas beitragen können
Termingerechte Erledigung deiner Aufgaben
Das digitale Tool hilft dir außerdem deine Termine im Blick zu behalten. Denn du kannst deinen Aufgaben eine Deadline zuweisen. Außerdem können Anhänge wie Links, Dokumente und Dateien hinzugefügt und Karten in andere Listen oder Boards kopiert werden. Letzteres eignet sich immer dann, wenn du neben dem Teamboard noch ein eigenes Board hast, auf dem du dich organisierst. So handhabe ich es z.B. bei meinen Projekten, damit ich einen besseren Überblick behalte. Jetzt möchte ich dir noch eine Funktion nennen, die ich gleichzeitig auch als großen Vorteil von Trello ansehe: Du kannst Karten archivieren, dann sind sie von deinem Board verschwunden. Das heißt, dass du nichts aus Versehen löschen kannst. Im Archiv kannst du, falls du nochmal etwas nachschauen möchtest, auch einfach nach der Aufgabe suchen. Für mich ist „Archivieren“ einer der schönsten Buttons, denn er zeigt, dass ich meine Arbeit erledigt habe. Meistens archiviere ich meine komplette Done-Liste nach einer bestimmten Zeit, um mein Board wieder etwas aufzuräumen. Leeres Board, zufriedene Caro.
Du willst noch mehr wissen? Hier kommen die Vorteile
Sollten dich die Funktionen noch nicht umfänglich davon überzeugt haben Trello nutzen zu wollen, haue ich an dieser Stelle gleich nochmal gebündelt alle Vorteile raus. Alle Teammitglieder, die einem Board angehören können zu jedem Zeitpunkt sehen, woran gerade gearbeitet wird. Für die Nutzung von Trello brauchst du keine Vorkenntnisse, es kann auch so, mir nichts dir nichts verwendet werden. Du musst nicht erst ein Tool auf dem Rechner installieren, sondern kannst dich einfach unter www.trello.com registrieren und schon kannst du deine Boards einrichten. In der Basisversion ist Trello kostenlos. Manche Zusatzfunktionen stehen dir nur mit Trello Gold oder der Trello Business Class zur Verfügung. Ich nutze Trello seit fast zwei Jahren ausschließlich in der Basisversion und sie reicht sowohl für mich als Einzelperson, als auch für die Zusammenarbeit mit meinem Team derzeit vollkommen aus. Ein weiterer Vorteil ist, dass du deine Boards immer wieder recyceln kannst, da du sowohl das Board als auch die Listen umbenennen und Punkte hinzufügen oder archivieren kannst. Trello gibt es neben der Webversion auch als App, mit der du deine Kanban Boards immer dabei hast. Wenn du dann unterwegs bist und offline sein solltest, kannst du trotzdem Aufgaben hinzufügen oder bearbeiten, denn sobald du wieder online bist, synchronisiert sich Trello automatisch. Du kannst also überall wie gewohnt weiter arbeiten und keine Änderung geht verloren.
Du musst wissen, was du brauchst
Natürlich ist Trello keine „eierlegende Wollmilchsau“ – das ist aber kein Projektmanagement-Tool. Du musst herausfinden was dir wichtig ist und kannst dir anhand dieser Kriterien das für dich passende Tool aussuchen. Für mich war und ist Trello die Lösung meiner Projektmanagementprobleme und auch die Abstimmung im Team läuft seitdem deutlich entspannter.
Jetzt bist du dran. Was hältst du von Trello und welches Tool nutzt du für deine Organisation? Teil es mir gerne in den Kommentaren oder auf Instagram mit. Ich freue mich auf den Austausch mit dir!
