Ein bekannter Spruch lautet „Unter Druck entstehen Diamanten“. Ich kann das bestätigen, denn ich bin selbst manchmal erstaunt, was ich unter Druck alles umgesetzt bekomme. Wahrscheinlich ist diese Situation auch für dich nicht ungewohnt: Massenhaft To-Dos und die Deadline rückt immer näher. Was dir dabei helfen kann? Ich habe positive Erfahrungen mit Timeboxing gemacht. Die Technik kommt aus dem Projektmanagement und hat mir bereits gute Dienste erwiesen. Wie auch dir Timeboxing helfen kann, erkläre ich dir in diesem Post.
Was ist Timeboxing?
Timeboxing ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der du in festen Zeitblöcken arbeitest. Diese nennt man Timeboxes. Du kannst Timeboxes für Teilschritte und für komplette Projekte festlegen. Wenn du letzteres tust, unterteilst du deine Projekt-Timebox in kleinere Arbeits-Timeboxes. Bevor du eine Timebox startest, legst du fest, welche Aufgabe du währenddessen bearbeiten willst. Du beendest diese Arbeit, sobald deine Timebox vorüber ist, auch wenn du die Aufgabe noch nicht vollständig abschließen konntest. Die Inhalte, die du noch nicht fertiggestellt hast, schiebst du in den nächsten Zeitabschnitt. Wie lange eine Timebox dauert, kann unterschiedlich sein – Minuten, Stunden, Tage. Dies kannst du auch von Tag zu Tag oder Projekt zu Projekt variieren. Probiere einfach aus, welche Länge für dich am besten funktioniert.
Eine Timebox ist keine Deadline
Die Definition einer Timebox mag sich erst einmal nach einer Deadline anhören, unterscheidet sich aber von dieser. Eine Deadline wird nämlich meistens von außen vorgegeben, eine Timebox setzt du dir selbst. Das Mindset ist also unterschiedlich: Bei der Deadline liegt die Macht bei deinen Vorgesetzen bzw. deinen Auftraggeber:innen, bei Timeboxes bei dir selbst oder deinem Team. Wenn du deine Aufgaben beim Erreichen der Deadline nicht fertiggestellt haben solltest, können Konsequenzen drohen. Beim Timeboxing hingegen versuchst du innerhalb dieses Zeitrahmens die verabredeten Aufgaben zu erledigen. Falls du dies nicht schaffen solltest, musst du aber (meistens) keine Konsequenzen fürchten.
So funktioniert Timeboxing
Mit Timeboxing kannst du dein persönliches Zeitmanagement verbessern. Die Umsetzung dieser Methode ist denkbar einfach und sofort umsetzbar.
- Du verschaffst dir einen Überblick über deine Aufgaben. Hierfür kannst du z. B. eine To-Do-Liste nutzen.
- Du schätzt die Dauer ein, die du für die einzelnen Aufgaben benötigst. Halte dies schriftlich fest.
- Lege die Zeit fest, die dir an diesem Tag oder die kommende Woche für das Timeboxing zur Verfügung steht. Weniger als einen ganzen Arbeitstag solltest du nicht planen, da die Methode des Timeboxings nur auf die Dauer gesehen wirklich effizient funktioniert. Ansonsten läufst du nämlich Gefahr, dass du andere Aufgaben dazwischenschiebst, die gerade keine Priorität haben.
- Plane dir ausreichend Pausen und Pufferzeiten ein – du kannst dir sicher sein, irgendetwas kommt immer dazwischen.
- Halte dich an deine Timeboxes und lass dich nicht ablenken. Dies gilt sowohl für die festgelegten Zeiten als auch für die definierten Aufgaben und ihre Platzierung in deinem Tagesablauf. Dies können z. B. 45 Minuten für deine E-Mails am Morgen und am Nachmittag sein. In der Zwischenzeit bearbeitest du keine Mails, sondern die jeweils anderen festgelegten Aufgaben.
Dies sind die Vorteile dieser Zeitmanagement-Methode
Wahrscheinlich hast du schon erkannt, dass Timeboxing verschiedene Vorteile für dich bereithält. Zur besseren Übersicht fasse ich sie hier noch einmal für dich zusammen:
- Ein bisschen Zeitdruck schadet nicht. Durch ihn bist du fokussierter, disziplinierter und lässt dich potenziell weniger ablenken.
- Du verlierst dich nicht im Perfektionismus. Die Aufgabe muss fertig, aber nicht perfekt sein. Die festgesetzten Zeitboxen helfen dir dabei, zum Abschluss zu kommen.
- Keine Chance für Aufschieberitis – Auch ungeliebte Aufgaben musst du irgendwann erledigen. Wenn du diese fest einplanst, kannst du sie schwerer ignorieren.
- Wenn du eine Aufgabe erledigt hast, wirst du zufrieden sein und motiviert an deine weiteren Aufgaben gehen. Dieser positive Kreislauf wird sich dann durch deinen gesamten Tag ziehen.
- Dadurch, dass du deine Aufgaben strukturierst und dir einteilst, behältst du immer einen Überblick über den aktuellen Stand deiner Projekte und der übrigen To-Dos.
- Durch die Einschätzung des zeitlichen Aufwandes und deiner detaillierten Planung wirst du Deadlines verlässlich einhalten können.
Wann eignet sich Timeboxing nicht?
Sicherlich bietet diese Methode viele Vorteile, ist aber natürlich auch keine eierlegende Wollmilchsau. Deswegen kann es sein, dass sich Timeboxing für deine Arbeit eventuell nicht eignet. Dies kann in folgenden Situationen der Fall sein:
- Wenn du bei deiner Arbeit Wert darauflegst, in den „Flow“ zu kommen, kann es sein, dass du dich von starren Zeitboxen eingeschränkt fühlst, da du deinen Arbeitsfluss durch sie unterbrechen müsstest. Dies kann bei kreativen Arbeiten oder solchen, die dir besonders großen Spaß machen, der Fall sein.
- Für Aufgaben, bei denen es beispielsweise um Sicherheit geht und die Qualität des Ergebnisses enorm wichtig ist, sollte für dich nicht „Done is better than perfect“ gelten. Dies kann z. B. bei Qualitätskontrollen oder dem Bau von Transportmitteln der Fall sein.
Was hältst du von der Methode des Timeboxings? Kannst und möchtest du sie für deine Arbeit nutzen? Teile deine Erkenntnisse gerne in den Kommentaren oder auf Instagram mit mir.
