Warum du Checklisten einfach lieben musst

Du hast viele Aufgaben vor dir, bist dir aber nicht sicher mit welcher du anfangen sollst. Außerdem möchtest du sicher gehen, dass du keinen wichtigen Schritt vergisst. Trifft zu? Die Lösung liegt auf der Hand. Nutze eine Checkliste. Ja, du sollst erst mal Zeit investieren, die du eigentlich nicht hast. Denn egal ob im Beruf oder im Alltag, Zeit haben wir für alle Arbeiten eigentlich zu wenig. Vielleicht denkst du deshalb gerade, dass du ohne eine Checkliste viel schneller bist, wenn du nicht erst alles aufschreiben musst. Was bringt das schließlich? Ich erzähle dir jetzt, warum du Checklisten einfach lieben musst.

Definition einer Checkliste

Auf einer Checkliste sammelst du alle Arbeitsschritte die du abschließen musst, damit dein Projekt „Erledigt“ ist. Sie ist also eine Schnittstelle aus dem Fachwissen das du für die Bewältigung der Aufgaben brauchst und des Managements zur zeitlichen Taktung dieser Prozessschritte. Diese Liste dient demnach nicht nur der schrittweisen Abarbeitung sondern auch der gleichzeitigen Dokumentation. Die Abarbeitung zeigt sich darin, dass du die Aufgabe abhaken kannst. Anhand der Checkliste kannst du jederzeit sehen, welche Aufgaben du schon erledigt hast und welche noch offen sind. Wenn du magst kannst du sie daher als wichtiges Werkzeug deines Qualitätsmanagements ansehen.

Vorteile einer Checkliste

Ich habe dir gesagt, du würdest Checklisten lieben, jetzt erzähle ich dir auch, warum ich so von ihnen überzeugt bin. Mit Checklisten strukturierst du deine Arbeitsvorgänge, die mitunter sehr komplex sein können. Das geschieht durch die Auflistung, die die Reihenfolge der zu bewältigenden Aufgaben berücksichtigt. Dadurch, dass du alle Schritte aufschreibst, vergisst du nichts wichtiges. Mit dem Verschriftlichen und der damit einhergehenden Priorisierung schaffst du auch automatisch Platz in deinem Kopf. Außerdem springst du nicht ständig zwischen Aufgaben hin und her, da deine Checkliste einen strukturierten Fahrplan darstellt, an den du dich halten kannst.

Wenn du eine Checkliste wiederverwendest (denn sind wir mal ehrlich, du musst das Rad ja nicht bei jedem Projekt neu erfinden), vermeidest du Fehler und sparst dir Zeit, da du dich nicht erst wieder in den Vorgang hineindenken musst. Die Arbeit hast du dir schließlich schon mal gemacht und die dadurch frei bleibende Zeit kannst du für andere Dinge nutzen. Perfekt oder? Mir persönlich gibt es immer ein gewisses Maß an Sicherheit, wenn ich mit Dingen arbeite, die sich schon bewährt haben. Gerade, wenn ich bestimmte Aufgaben nicht jeden Tag erledige. Aber auch wenn du Dinge zum ersten Mal machst hilft dir eine Checkliste. Denn etwas zum ersten Mal zu machen bedeutet auch immer (mindestens) einen Schritt aus der eigenen Komfortzone hinauszutreten. Ich habe mir beim Aufbau von gutgeplant auch eine Checkliste zur Hand genommen. Denn so etwas macht Frau ja nicht alle Tage. So war ich zwar immer noch ganz schön nervös, als der Blog an den Start ging, aber ich konnte sicher sein, dass ich an alle wichtigen Punkte gedacht hatte.

Checklisten eignen sich für alle

Hinzu kommt, dass deine Checkliste selbsterklärend und auch für einen Dritten logisch ist, wenn er sich nach dem aktuellen Stand erkundigt. Du musst keinen großen Aufwand betreiben um sie aktuell zu halten. Ich hake eine Aufgabe immer zeitnah ab, nachdem ich sie erledigt habe. Dann bekomme ich nämlich direkt den Überblick darüber, an welchem Punkt ich jetzt bin und es fühlt sich auch einfach gut an zu sehen, dass ich eine Aufgabe weniger auf dem Zettel habe. Wenn du den Aufgaben zusätzlich eine Deadline zugewiesen hast, kannst du auch schon eine Prognose abgeben, wann dein Projekt zur Abgabe bereit ist. Das ist sowohl als Angestellte*r als auch als Selbstständige*r wichtig, denn entweder warten deine Kolleg*innen und/oder Vorgesetzte*n oder deine Kund*innen darauf, die Ergebnisse deiner Arbeit zu sehen.

Checklisten eignen sich auch ideal dafür, um andere Kolleg*innen in Aufgaben einzuarbeiten oder diese an sie zu delegieren. Das Wissen zur Durchführung der einzelnen Schritte hast du ja vorher dokumentiert. Also kann eine gleichbleibende Qualität gewährleistet werden, selbst wenn einzelne Aufgaben von anderen Personen bearbeitet werden. Wenn du mit mehreren Leuten Aufgaben aus einer Checkliste arbeitest, vermeidest du durch das Abhaken einer Aufgabe auch, dass Arbeiten doppelt gemacht werden und ihr dadurch Zeit verliert.

Checklisten kannst du aber nicht nur im beruflichen Umfeld nutzen, obwohl sie dafür natürlich prädestiniert sind. Du kannst sie auch in deinem privaten Umfeld nutzen. Wocheneinkauf, Urlaub, Steuererklärung, Hochzeit und Umzug sind nur einige Gelegenheiten, bei denen sich die Anlage einer solchen Liste anbietet.

So schreibst du eine Checkliste

Du kannst deine Checkliste natürlich so anlegen, wie sie für dich am sinnvollsten ist. Dabei solltest du aber ein paar Sachen beachten. Dazu gehört, dass du alles aufschreibst, was unbedingt notwendig ist, um dein Projekt schnell und korrekt zu erledigen. Die Liste muss also insofern vollständig sein, dass eine dritte Person, die mit deiner Liste arbeitet, alle Informationen hat, um die delegierten Aufgaben erledigen zu können. Wenn du auf Nummer Sicher gehen willst, kannst du die notwendigen Arbeitsschritte zusätzlich auch noch googeln. Im Internet findest du viele Informationen zu Schritten, die du beachten musst, aber auch Listen, die du nutzen kannst. Danach weist du den Prozessschritten eine Reihenfolge zu, in der sie bearbeitet werden sollen.

Wenn du deine Checkliste in Benutzung hast und feststellst, dass du etwas vergessen hast oder Punkte in ihrer Reihenfolge getauscht werden müssen, ändere sie am besten sofort. Das hilft dir spätestens beim nächsten Mal, wenn du die Liste aus der Schublade holst. Womit wir beim Thema wären. Leg sie dort ab, wo du sie auf jeden Fall wieder findest. Das kann für dich ein Ordner sein, in dem du sie abheftest oder in digitaler Form in einem Ordner auf deinem Computer. Hauptsache du findest sie wieder.

Was hältst du von Checklisten? Nutzt du sie oder wie organisierst du dich? Schreib es mir gerne in den Kommentaren oder auf Instagram.