Ich möchte dir heute meine absolute Lieblingsmethode zur Organisation vorstellen, die ich bei allen größeren Projekten, egal ob beruflich oder privat, nutze. Sie nennt sich Personal Kanban, ist leicht verständlich, schnell umsetzbar und ich erzähle dir auch direkt noch, welches Tool ich für die Organisation meines Personal Kanbans nutze.
Fokus und Produktivität aus Japan
Kan-was? Kanban. Der Begriff ist Japanisch und bedeutet in etwa Karte. Seinen Ursprung hat die Kanban-Methode im Jahr 1947. Dort wurde sie von Taiichi Ohno zur Prozessoptimierung in der Produktion von Toyota etabliert. Die damit einhergehenden Vorteile der hohen Produktivität und des erhöhten Fokus entdeckte man schließlich auch außerhalb des Produktionsbereiches, so dass Kanban 2007 dann auch erstmals für die Organisation von Softwareentwicklungsteams genutzt wurde.
Was ist denn nun ein Personal Kanban?
Welches Problem löst ein Kanban denn jetzt aber? Du kennst es ganz sicher. Du hast einiges an Aufgaben auf dem Zettel. Kleine, große, dringende und die, die du erst in ein paar Tagen oder Wochen erledigen musst. Aber das ist der springende Punkt, du musst sie alle erledigen. Da hilft also nur sich einen Überblick zu verschaffen und zu priorisieren. Und genau da liegt die Stärke des Personal Kanbans. Du bekommst einen Überblick über all deine Aufgaben und kannst dein Zeitmanagement daraufhin optimieren. So kann dein Board dazu beitragen, dass du wirklich produktiv arbeitest. Jetzt denkst du dir sicher, dass du deine Aufgaben ja auch anhand einer To Do Liste abarbeiten kannst und keine neue Methode dafür braucht. Darauf möchte ich dir mit einem klaren „Jein“ antworten. Letztendlich kommt es natürlich darauf an was für dich funktioniert. Ich habe allerdings die Erfahrung gemacht, dass ich mich bei umfänglichen Themen mit einer einfachen To Do Liste verzettele. Du kannst mit so einer Liste nämlich nur schwer kontrollieren, ob du dir zu viel oder zu wenig vorgenommen hast. Die Aufgaben stehen auf deiner Liste, egal ob du sie bearbeitet hast oder nicht. Je länger sie dort stehen und je mehr Aufgaben du dort siehst, desto unzufriedener wirst du vermutlich werden. Dem kannst du mit dem Personal Kanban wunderbar entgegen steuern.
Dein Board soll dich unterstützen
Bei all den Möglichkeiten, die ich dir gleich aufzeige ist mir eines besonders wichtig: Es kommt vor allem darauf an, dass dein Kanban Board zu dir passt. Es bringt überhaupt nichts, wenn du dir ein Board nach einem Schema aufbaut, weil „man das eben so macht“. Jede*r hat unterschiedliche Bedürfnisse und das bringt mich zu dem Punkt den ich an dieser Methode auch sehr liebe. Du kannst Kanban Boards genauso individuell gestalten wie deine Persönlichkeit ist. Die einen mögen es reduzierter, die anderen komplexer. Je besser dein Board zu dir passt, desto besser kann es dich jeden Tag unterstützen.
Erzähl mal, wie kann ein Personal Kanban aussehen?
Nun aber mal Butter bei die Fische. Wie könnte dein persönliches Kanban aussehen? Zunächst einmal setzt du dich hin und schreibst alle Aufgaben von einem Projekt auf Klebezettel. Mit alle meine ich wirklich alle. Du schreibst so lange bis dir keine Aufgabe mehr einfällt.
Fertig? Weiter! Nimm dir jetzt ein Blatt zur Hand und zeichne mehrere Spalten ein. In die erste Spalte klebst du alle Aufgaben, die du gerade aufgeschrieben hast. Diese Aufgaben bilden zusammen dein „Backlog“. Dein Backlog ist also eine Abbildung aller noch zu erledigenden To Dos. In seiner einfachsten Form fügst du dem Kanban lediglich zwei weitere Spalten hinzu: „Work in Progress“ (also in Arbeit) und „Done“ (Erledigt). Die Work in Progress Spalte bildet die Aufgaben ab, an denen du gerade arbeitest. Wenn du die Aufgaben dann bearbeitet hast, wandern sie in die Spalte Done. Du schiebst deine Aufgaben auf dem Kanban also einfach von links nach rechts. Das war’s auch schon.
Kanban kann dir vor allem bei umfangreichen Projekten helfen
Wenn du größere Themen bearbeitest ist es sinnvoll noch weitere Spalten hinzuzunehmen. Deine Backlog-Spalte bleibt bestehen. Rechts daneben kannst du dann die Spalte „To Do“ oder „Bereit“ einfügen. Ich persönlich mag die Bezeichnung To Do lieber, da es für mich deutlicher macht, dass das die To Dos sind, die ich z.B. in dieser Woche bearbeiten möchte. Du kannst aber auch festlegen, dass die Aufgaben bereit sind bearbeitet zu werden, je nachdem wie es für dich am sinnvollsten ist. Zu Beginn des Tages oder am Vorabend schiebst du die Aufgaben, die du als nächstes bearbeiten möchtest, in die Spalte Work in Progress. Am Ende des Tages solltest du dann alle Aufgaben aus Work in Progress in Done verschoben haben um mit der Planung für den nächsten Tag beginnen zu können. Anhand des Kanbans wirst du schnell herausfinden, was dein Work in Progress-Limit ist. Denn auch dein Tag hat nur 24 Stunden und deine Woche nur 7 Tage. Anhand einer To Do Liste wirst du dir deine Limits nie so klar vor Augen führen können, da du abarbeitest ohne dich zu reflektieren.
Kanban berücksichtigt auch, dass du nicht alleine an Projekten arbeitest
Was machst du aber, wenn du auf de Rückmeldung oder die Zuarbeit deiner Kolleg*innen wartest? Du kannst die Aufgabe also nicht aktiv bearbeiten, sie gehört also nicht zu Work in Progress, du hast die notwendigen Schritte aber in die Wege geleitet. Da sie nicht fertig ist, kannst du sie aber auch nicht auf Done verschieben.
Hier kommen wir wieder zur Flexibilität der Kanban-Methode. Was du brauchst, fügst du einfach hinzu. In dem Fall ist das eine zusätzliche Spalte mit dem Namen „Wartet“. Wenn du die Rückmeldung dann hast und weiter arbeiten kannst, wandert die Karte wieder auf Work in Progress und sobald sie abgearbeitet ist in Done. So einfach ist es.
Innerhalb der einzelnen Spalten kannst du die Aufgaben noch nach Priorität sortieren, das ist aber absolut kein Muss.
Kanban lieber digital? No Problem!
Soweit so gut. Du weißt jetzt was ein Kanban ist, wobei es dir hilft und wie es funktioniert. Schreit nach Umsetzung! Aber irgendetwas bremst dich. Ich höre mich selbst, wie ich am Anfang zu mir gesagt habe „Ja gut, ich habe alles aufgeschrieben, organisiere mich mit den Post Its und kann besser planen. Aber ich bin ja von meinem Arbeitsplatz her überhaupt nicht flexibel. Ich kann von unterwegs nicht auf mein Kanban Board zugreifen und mir den aktuellen Bearbeitungsstand ansehen.“ Aber wo ein Wille ist, ist ja bekanntlich auch ein Weg und dieser war gar nicht schwer zu finden. Die Lösung meines Problems hatte nämlich einen kurzen und leicht zu merkenden Namen: Trello. Trello ist eine virtuelle Version des Kanbans das du dir vielleicht schon aufgezeichnet hast. Also eine digitale Pinnwand, an der du deine Kärtchen anbringen kannst. Die Arbeit in Trello ist genauso simpel wie auch effektiv und vor allem intuitiv. Deswegen ist Trello schnell zu meinem absoluten digitalen Lieblingstool geworden. Gegenüber dem haptischen Kanban bietet das Projektmanagementtool viele Möglichkeiten um deine Arbeit weiter zu optimieren. Zu Trello, seinen Möglichkeiten sowie den Vor- und Nachteilen wird es hier auch noch einen eigenen Artikel geben.
Du bist jetzt am Ende des Artikels angelangt und da bleibt mir nur noch eines zu sagen: Auf die Plätze, fertig, ran an dein Board!
Was hältst du vom Personal Kanban? Nutzt du es schon für deine Organisation? Schreib es mir gerne in die Kommentare oder auf Instagram.
